Wout Sorgdrager Communicatie


Assertiviteit voor notulisten

'Ach Jaap, doe nog even een koffierondje.' En jawel. Jaap legt zijn pen neer en schenkt koffie in. En natuurlijk ook de thee voor Hanneke, groene thee welteverstaan. 'Nee dank je, geen suiker.' En Jaap gaat weer zitten en probeert de draad weer op te pakken.

Wie notuleert heeft geen tijd om thee in te schenken. Als het even over koetjes en kalfjes gaat heb je juist even tijd om je aantekeningen te verduidelijken of vast iets leesbaarder te maken. Of om even rust te nemen!

Nee zeggen
Notuleren is vaak het werk van de secretaresse of managementassistent. Dat zijn dienstbare functies die vaak door dienstbare mensen worden vervuld. En dat is een valkuil. Want 'nee' zeggen als je gevraagd wordt om koffie in te schenken tijdens een vergadering, is niet makkelijk. Je wilt je baas niet publiekelijk afvallen. Maar toch moet het even, 'Nee' zeggen. Je kunt dat het makkelijkst doen door duidelijk te zeggen: 'Het spijt me. Ik moet dit echt even op een rijtje krijgen, anders kan ik er morgen echt geen touw meer aan vastknopen.'Je geeft de vrager dan de gelegenheid om op een elegante manier een pijnlijke situatie te voorkomen.

Het moet de aanwezigen duidelijk zijn dat je je concentreert op je taak. Dat kun je bijvoorbeeld laten zien door je notuleervellen geordend voor je te hebben en door af en toe gericht enkele vragen te stellen over de notulen.

Vraag om duidelijkheid
Het komt geregeld voor dat het je te snel gaat. Dat is jammer maar niet anders. Soms moet je dan maar even door de zure appel bijten en om een schrijfpauze vragen. Maar je kunt ook op je geheugen vertrouwen en echt met twee woorden volstaan. Lees hierna over 'Jouw 10 minuten'. Maar er zijn zeker ook momenten dat je het gewoon niet meer snapt. In die gevallen kun je maar het best om verduidelijking vragen. De aanwezigen hebben niets aan notulen van een notulist die er niets van begreep. Bovendien zul je vaak merken dat als jij het niet begrijpt, andere aanwezigen vaak ook behoefte hebben aan een verduidelijking. Zeg niet 'Ho, ik snap het niet meer.' maar zeg 'Voorzitter, kunt u dit nog een keer samenvatten?'


Je plek
De plek die je kiest is dus belangrijk. Het is prettig om naast de voorzitter te zitten omdat je dan tussentijds even kunt overleggen. Zo kun je de voorzitter even vragen of het betoog dat een van de deelnemers zojuist begint, ook in het verslag moet.

Zorg er verder voor dat je alle aanwezigen goed kunt zien. Alleen dan kun je goed luisteren. En daar begint het maken van notulen mee.


Jouw 10 minuten
Probeer ook na afloop van de vergadering nog even rust te hebben. Laat de kopjes en koffiekannen nog even staan. Ga niet direct redderen. Neem 10 minuten om je aantekeningen na te lopen. Is het duidelijk geschreven? Zijn er dingen die je nog aan de voorzitter moet vragen of aan een andere deelnemer? Kun je hiermee aan het werk?

Terug

Lees verder


Wout Sorgdrager Communicatie Martinikerkhof 24 9712 JH Groningen M 06 233 96 475

Lid van TEKSTNET, branchevereniging van tekstschrijvers