Wout Sorgdrager Communicatie


Formuleren

Bij notulen komt het vooral aan op duidelijkheid. Je vindt daarvoor hieronder een aantal tips.


Schrijf korte zinnen
'De heer Pietersen omschrijft een benchmark als een systematische vergelijking van prestaties van organisaties, met als doel evenwichtige aanknopingspunten te bieden voor verbetering van die prestaties, door informatie te vergelijken en op basis daarvan aanknopingspunten te vinden om van elkaar te leren.'

Kijk. Nu weet je precies wat Pietersen bedoelt. Je kunt deze zin heel eenvoudig in een aantal zinnen knippen. Dan wordt het leesbaarder en duidelijker.

'De heer Pietersen geeft een omschrijving van een benchmark. Dat is volgens Pietersen een systematische vergelijking van prestaties van organisaties. Het doel van die vergelijking is het bieden van evenwichtige aanknopingspunten. Zo kan men die prestaties verbeteren. Dat kan door informatie te vergelijken en op basis daarvan aanknopingspunten te vinden om van elkaar te leren.'


Deze zinnen zijn nog steeds geen super Nederlands. Maar ze zijn in elk geval een heel stuk duidelijker.  Zoals je ziet is de herschreven versie wat langer. Dat is inderdaad jammer.

Kort
De belangrijkste tip is meteen ook de moeilijkste om uit te voeren. Probeer je verslag zo kort mogelijk te houden. Hoe meer er staat, hoe onduidelijker het vaak is.

Laten we nog eens naar de zinnen hierboven kijken. Als je goed leest wat er staat, zul je zien dat het echt korter kan. Tip: probeer je dochter van 8 uit te leggen wat er bedoeld wordt. Dan zul je ongeveer dit zeggen:

'Meneer Piersen legde uit wat een benchmark is. Dat is als je bedrijven zorgvuldig met elkaar vergelijkt. Hoe goed doen ze wat ze moeten doen? Als je weet welk bedrijf het beste is, kun je kijken wat dat goede bedrijf anders doet. En dat vertel je dan aan het minder goede bedrijf.'

Dit is misschien wat te simplistisch geformuleerd. Maar dit kan ook:

'De heer Piersen geeft zijn omschrijving van een benchmark is. Een benchmark is een systematische vergelijking van de prestaties van twee of meer bedrijven. Zo krijgt men aanknopingspunten voor verbetering waar alle deelnemende bedrijven wat aan hebben.'

Lees dus heel grondig door wat je schreef. En vraag je steeds af: kan het korter?

Gebruik samenvattende termen
Schrijf niet: De heer Pieterse is het er niet mee eens. Hij vindt wit nu eenmaal veel mooier. Mevrouw Janssen pleit voor rode kopjes. Dat is duidelijker bij het verdelen van afwas over de afdelingen. Uiteindelijk wordt besloten om een commissie in het leven te roepen voor de inrichting.
Schrijf wel: 'In het gesprek uiten de deelnemers hun voorkeur voor de kleur van het servies. De vergadering besluit een commissie in te stellen voor de inrichting.'

Andere termen die een samenvatting geven zijn bijvoorbeeld:
- Samenvattend
- In het gesprek komt o.a. het volgende naar voren
- De volgende opties worden besproken:

Een extra voordeel van dit soort termenis dat je lezers dan niet verwachten dat alles wat gezegd is, er ook staat.
 

Vermijd de lijdende vorm
De lijdende vorm is in Nederland vooral in schriftelijke communicatie erg populair. In mondelinge communicatie gebruiken we die vorm veel minder.

Wat is de lijdende vorm? Vergelijk maar eens deze zinnen:

1) De directie betrekt medewerkers onvoldoende bij de reorganisatie.
2) Medewerkers worden onvoldoende bij de reorganisatie betrokken.

1) De besteldienst heeft het pakket te laat afgeleverd.
2) Het pakket is te laat afgeleverd.

De eerste zin staat in de bedrijvende vorm, de tweede zin in de lijdende vorm. In de eerste zinnen doet het onderwerp (de directie, de besteldienst) iets. In de tweede zinnen ondergaat het onderwerp iets. Er staat niet wie iets doet.

En juist daarom is de lijdende vorm soms erg handig. Kijk maar eens:

- Afgesproken wordt dat medewerkers voortaan beter bij de reorganisatie betrokken worden.
- De pakketdienst zal op de vingers getikt worden.

Je schrijft niet wie het doet. De lijdende vorm is handig als dat ook niet is afgesproken. Maar het is een lapmiddel. Jij schrijft op:
- '?? betrekt medewerkers voortaan beter bij de reorganisatie. [nog af te spreken wie het gaat doen]' Dit is geen fraai Nederlands. Maar het zorgt wel voor een betere vergadering.

Lees verder
Terug


Wout Sorgdrager Communicatie Martinikerkhof 24 9712 JH Groningen M 06 233 96 475

Lid van TEKSTNET, branchevereniging van tekstschrijvers