Wout Sorgdrager Communicatie


Tips voor een goede zakelijke brief

Een bijzonder goede zakelijke brief schrijven is erg moeilijk. Maar een goede zakelijke brief schrijven, dat kun je leren. Profiteer van een paar praktische tips.

Doel en boodschap
Wie een zakelijke tekst schrijft, doet er goed aan eerst na te denken over het doel en de boodschap van die tekst. Stel, je bent leerplichtambtenaar en je moet ouders een brief schrijven over het schoolverzuim van hun kind. Wat is dan de boodschap? Wat is dan je doel? De boodschap is waarschijnlijk eenvoudig. Uw zoon spijbelt met enige regelmaat. Maar wat is je doel? Wil je dat ouders naar school komen? Wil je dat ouders met hun zoon praten? Maak het jezelf niet te makkelijk door te zegen: 'Ik wil het allebei.' Kies. Want alleen dan kun je glashelder schrijven. In dit voorbeeld kun je ervoor kiezen dat de ouders naar school komen. In het schoolgesprek kan de leraar dan tips geven voor het gesprek dat de ouders met hun zoon hebben. 

De opbouw van je brief
De opbouw van een brief is vergelijkbaar met de opbouw van een goede speech: in de opening vertel je wat je gaat vertellen, in het middenstuk vertel je het en aan het einde vertel je wat je verteld hebt.

De opening
Het doel van de opening is drieledig: je maakt contact, je verleidt je lezer om verder te lezen en je managet de verwachtingen van je lezer.

Hoe maak je contact?
Dat is eigenlijk heel simpel. Vroeger begon je de brief aan je opa en oma met: 'Hoe gaat het met u? Met mij gaat het goed.' Je schreef niet: 'Met mij gaat het goed. Hoe gaat het met u?' Spreek dus de ander onmiddellijk aan. En refereer zo mogelijk aan eerder contact: 'U kent mij misschien nog wel. Als leerplichtambtenaar heb ik op de school van uw zoon tijdens enkele ouderavonden een presentatie gehouden.'

Hoe verleid je je lezer?
Lezers willen altijd iets. Geld, status, seks, prestige, gemak of een nieuwtje. Maar ook geluk voor hun kinderen of duidelijkheid. Je lezer wil alleen verder lezen als hij erop rekent dat hij iets krijgt waar hij behoefte aan heeft. De leerplichtambtenaar schrijft bijvoorbeeld: 'U vindt een goede opleiding voor uw zoon ongetwijfeld erg belangrijk.'

Managen van de verwachtingen
Iemand die weet wat hij kan verwachten, leest gerichter. Manage daarom die verwachtingen. Hoe? Door bijvoorbeeld in de laatste regel van je inleiding te schrijven wat je gaat vertellen in deze brief. De leerplichtambtenaar schrijft: 'In deze brief leest u hoe vaak uw zoon dit schooljaar spijbelde, welke maatregelen de gemeente nu gaat nemen en wat u kunt doen.'

Gebruik tussenkopjes
Lezers zijn lui. Lezers lezen niet. Ze scannen. Toen jij deze pagina opende, schoten je ogen over het scherm. En waar bleven je ogen telkens een fractie van een seconde hangen? Precies, bij de tussenkopjes. Het feit dat je dit leest, dank ik aan die tussenkopjes. Kennelijk beloofden die tussenkopjes jou informatie die jij relevant achtte. De leerplichtambtenaar gebruikt de volgende tussenkopjes:'Hoe vaak spijbelde uw zoon?', 'Welke maatregelen neemt de gemeente?' en 'Wat u kunt doen?' Je ziet: dit zijn allemaal vragen. Veel lezers vinden dat prettig. Maar de leerplichtambtenaar kan ook schrijven: ' Verzuimfrequentie' , 'Maatregelen van de gemeente'  en 'Uw maatregelen'.

Een stevig slot
Bij het schrijven van het slot van je brief bekijk je nog eens de aantekeningen die je vooraf maakte. Wat is het doel van de brief? Wilde je dat de ouders naar school komen? Oké, dan schrijf je dat in je afsluiting: 'Ik ga ervan uit dat u voor 1 december met de directie van de school een afspraak maakt om het verzuim te bespreken.' Of wilde je dat ouders met hun zoon praten? Dan schrijf je: 'Praat met uw zoon over het verzuim. En wilt u daarbij hulp, aarzel dan niet om mij te bellen.'

Hoogachtend
Gebruik het alleen maar als je echt afstand wilt scheppen tussen jou en je lezer. Bijvoorbeeld bij de derde en laatste aanmaning of bij een 'see-you-in-court-brief'. Een college van B&W dat haar brieven ondertekent met 'Hoogachtend'  is niet meer van deze tijd.

PS
En dan dat PS. Het is zo'n mooi moment om nog even je punt te maken. Natuurlijk. Je doet dat alleen bij brieven die geen nare emotionele lading hebben. Maar doe het dan ook. 'PS: Profiteer nu van de eenmalige korting voor snelle beslissers. Reageer voor 1 april.' Of 'Investeer in een solide basis voor de toekomst van uw kinderen. Regel nu uw koopsompolis en geef uw kinderen over 15 jaar een goede studie cadeau.' Je ziet: ook in dat PS kun je inspelen op dromen of wensen van je lezer.

Terug naar Over schrijven


Wout Sorgdrager Communicatie Martinikerkhof 24 9712 JH Groningen M 06 233 96 475

Lid van TEKSTNET, branchevereniging van tekstschrijvers