Wout Sorgdrager Communicatie


1. Notuleer doelgericht

Besprekingen tijdens een vergadering kunnen heel uiteenlopende doelen hebben. Het kan gaan om:
- Informatie uitwisselen
- Problemen oplossen
- Besluiten nemen
- Mening vormen
- Motivatie bevorderen
- Groepsgevoel versterken

Bij het schrijven van de notulen houd je rekening met het doel van het agendapunt. Als het gaat om het uitwisselen van informatie noem je per deelnemer of per project de stand van zaken. Als het gaat om het nemen van een besluit, noem je het besluit en geef je de redenen.

Voorbeeld
Een projectleider constateert dat de projectmedewerkers er de kantjes van af lopen. Ze hebben het gewoon druk met hun dagelijkse taken en komen daardoor niet toe aan het project. Dat kan niet zo langer. Hij belegt een vergadering om het project nieuw leven in te blazen. Wat voor notulen maak je van zo'n bijeenkomst? Je begrijpt: die notulen zijn kort. Je kunt volstaan met het opnoemen van de aanwezigen en een passage waarin je de peptalk van de projectleider kort samenvat. En daarna schrijf je: 'Aanwezigen spreken af dat zij voor de komende periode tenminste 50 % van hun werktijd zullen besteden aan het project.'

Voorbeeld
Een projectleider belegt iedere week een voortgangsoverleg. Daarin neemt het team de actiepunten van de vorige week door en bespreekt men nieuwe actiepunten. Doel van die vergadering is afstemmen van de acties, problemen oplossen, besluiten nemen en werkafspraken maken.  Zo'n vergadering krijgt een heel ander verslag. Je moet de volgende week precies kunnen checken wie wat gedaan heeft. En bovendien zullen de deelnemers zo'n verslag ook gebruiken als een 'Things to do-lijstje'. Daags voor de vergadering pakken ze het verslag van de vorige bijeenkomst er even bij en checken ze de actiepunten waar hun naam bij staat.

Het soort notulen dat je maakt is dus helemaal afhankelijk van het doel van de vergadering. En natuurlijk zal je binnen een vergadering ieder agendapunt ook nog eens een ander doel hebben. De manier waarop je je notulen schrijft, verschilt dus ook nog per agendapunt.

Lees verder

Terug


Wout Sorgdrager Communicatie Martinikerkhof 24 9712 JH Groningen M 06 233 96 475

Lid van TEKSTNET, branchevereniging van tekstschrijvers