Wout Sorgdrager Communicatie


Registreren

Onder registeren verstaan we hier: vastleggen, aantekeningen maken. Eerst maar een kleine mythe uit de wereld helpen: laat de bandrecorder niet meelopen! Want inderdaad, dan registreer je álles wat er gezegd wordt. Maar wie deze aanpak al eerder gebruikte, weet hoeveel tijd je kwijt bent aan het afspelen en uittypen. Wie nog met steno kan werken, weet dat overigens ook. Je kunt dan veel meer opschrijven dan je collega's die geen steno beheersen. Maar die collega's zijn vaak veel eerder klaar met hun notulen.

Nee. Registreer niet alles. Schrijf voor al veel niet op. Luister, vat dan samen. Je criterium is voortdurend: Wat is het onderwerp dat op de agenda staat? en Wat is het doel van de bespreking? Maar hoe leg je dat nu handig vast?

Ervaren notulisten hebben allemaal een eigen systeem ontwikkeld. Als dat bevalt kun je dit overslaan. Maar als je twijfelt kun je even doorlezen.

Gebruik notuleerschema's

Per agendapunt kun je je blad wat aanpassen. Voor een agendapunt dat tot doel heeft een besluit te nemen, verdeel je je blad in twee kolommen. Erboven zet je het agendapunt. In kolom 1 zet je de kern van wat er besproken is. In kolom 2 zet je het besluit of de afspraak.

Gebruik tweekolommen-bladen voor discussies over een voorstel (argumenten voor, argumenten tegen). Eventueel kun je ook met pijlen aangeven waar mensen op elkaar reageren.

Bedenk vooraf afkortingen

Bedenk vooraf afkortingen voor namen, begrippen en functies. Het klink erg voor de hand liggend. Maar maak voor jezelf een schema. De p staat voor patiënt, de mw staat voor medewerker, de v staat voor voorzitter en de pb staat voor parkeerbeleid. Je weet vooraf precies welke woorden lang zijn en veel gebruikt worden. Gebruik ook symbolen. Gebruik bijvoorbeeld => voor 'dus'. Je schrijft dus op: V = ziek, => huis (De voorzitter is ziek en gaat dus naar huis.)

Terug

Lees verder


Wout Sorgdrager Communicatie Martinikerkhof 24 9712 JH Groningen M 06 233 96 475

Lid van TEKSTNET, branchevereniging van tekstschrijvers