Wout Sorgdrager Communicatie


Selecteren van informatie

Als je weet wat het doel is van het agendapunt, weet je ook waar je op moet letten. Is het doel besluitvorming? Dan zoek je gericht naar woorden als 'Akkoord' of 'Dus wat gaat we doen?'. Zodra je zo'n woord hoort, zet je als het ware je bandrecorder even aan:nu volgt een voorstel voor een besluit.

Meningsvorming
Is het doel 'Meningsvorming'? Dan registreer je per deelnemer. Je zet gewoon de namen van de deelnemers onder elkaar op je papier en probeert per deelnemer een mening over het onderwerp op te schrijven. Vaak zul je zien dat maar een enkeling echt een mening heeft.

Meningsvorming en besluitvorming
Het wordt lastiger als het doel is Meningsvorming én besluitvorming'. Niet omdat dat moeilijker te noteren is. Nee, het wordt moeilijker omdat de vergaderaars niet alleen een mening vormen over het idee maar ook met allerlei nieuwe ideeën komen. En die nieuwe ideeën worden dan ook besproken. Zo'n bespreking kan behoorlijk chaotisch verlopen. En jij moet daar toch een ordelijk verhaal van maken. Hoe doe je dat? Houd je vast aan je ODAT.

Noteer wat deelnemers van het vooraf vastgestelde onderwerp vinden, als iemand met een nieuw idee komt, noteer je dus dat hij het niet eens is met het voorstel. Bij de presentatie van het nieuwe idee zal de spreker vaak ook wel zeggen wat er volgens hem mankeert aan het oorspronkelijke idee. Dat noteer je ook. Het nieuwe idee zet je onderaan je notuleervel. En daarbij zet dan weer de initialen van de deelnemers en daarachter wat ze ervan vinden. Let op. Dat kun je twee of drie keer doen maar daarna wordt het wel erg moeilijk. Noteer in die gevallen het nieuwe idee gewoon bij de mening over het oorspronkelijke idee. In je verslag komt er dan te staan:

'Janssen is het niet eens met het voorstel voor betaald parkeren. Hij stelt voor om voor medewerkers boven schaal 15 gratis parkeerplaatsen op naam te maken.'

Je mist hier dus de reden waarom Janssen het voorstel niet goed vindt.

Onderwerp
Bij het selecteren van wat je noteert is niet alleen het doel erg belangrijk maar natuurlijk ook het onderwerp. Mensen horen zichzelf nu eenmaal vaak graag praten. Als het onderwerp is 'Betaald parkeren voor medewerkers van de gemeente Lunteren' en de spreker vertelt uitgebreid over het betaald parkeren in de gemeente Veenendaal, hoef je daarvan in principe maar weinig op te schrijven. Pas wanneer je het woordje 'dus' of 'daarom' hoort moet je weer alert zijn. Want dan noteer je 'Pietersen is tegen betaald parkeren omdat in Veenendaal ambtenaren gratis kunnen parkeren.'

Terug

Lees verder


Wout Sorgdrager Communicatie Martinikerkhof 24 9712 JH Groningen M 06 233 96 475

Lid van TEKSTNET, branchevereniging van tekstschrijvers