Wout Sorgdrager Communicatie


10 tips voor een prettig proces en een mooi product

De tips hierna zijn stuk voor stuk open deuren. En toch... Het jaarverslag moet meestal voor 1 juli gereed zijn. Daardoor heeft het bij de start van het nieuwe jaar niet de hoogste prioriteit. En daardoor lijkt het voor de betrokken medewerkers trekken aan een dood paard. Jammer van de tijd. Jammer van de energie.

Begin tijdig: u kunt al heel veel vóór 31 december doen.
Maak een hangmap 'jaarverslag'. Knip stukjes uit uw bedrijfsblad, maak een extra kopietje als u een rapport aantreft dat interessant is voor later.

Zorg voor een duidelijk jaarlijks beleids- en/of activiteitenplan: concretiseer uw plannen zoveel mogelijk. In uw jaarverslag kunt u op dat plan teruggrijpen. Benoem ook mislukte initiatieven maar zorg wel voor een verklaring en beantwoord de vraag hoe u nu verder gaat.

Betrek mensen erbij. Maak bijvoorbeeld een kleine redactie. Bespreek samen de inhoudsopgave en de belangrijkste tendensen. Maak er een inspirerende gezamenlijke terugblik van. Tel uw zegeningen!

Kies zo mogelijk een thema. Dat zorgt voor een rode draad die uw verslag beter leesbaar maakt. Bovendien kunt u daardoor de beeldvorming rond het afgelopen jaar enigszins sturen.

Overweeg om het verslag te illustreren met bijvoorbeeld wat interviews over projecten die beeldbepalend waren. De interviews zijn ook een mooie aanleiding voor foto's of andere illustraties.

Verspreid de inhoudsopgave vooraf onder degenen die meewerken aan het jaarverslag. Stel duidelijke eisen aan de teksten die u van hen vraagt. Hoeveel woorden? Wat is het thema? Welke vragen moet men daarover beantwoorden?

Houd het kort. De leesbaarheid van een tekst wordt vooral bepaald door de lengte. Hoe leuk en vlot ook geschreven, meer dan 15 pagina's lezen uw relaties niet. Willen ze meer weten? Verwijs door!

Zorg voor meerjaars-overzichten in grafieken en tabellen. Zo maakt u de tendensen inzichtelijk. Voor uw lezers, voor uzelf! En natuurlijk licht u de resultaten toe.
Zorg voor een projectleider die overzicht houdt.

Zorg voor een goede redacteur die eenheid brengt in de aangeleverde stukken. Voorkom dat deze twee functies vervuld worden door één persoon: dat is ondankbaar werk en onnodig kwetsbaar.

Maak er iets moois van. Als u de aanpak hierboven hebt gehanteerd, heeft u een goed jaarverslag in handen. Maak er daarom dan ook een visitekaartje van dat u met plezier verspreidt.

Bekijk de bronnen
of ga terug naar de startpagina


Wout Sorgdrager Communicatie Martinikerkhof 24 9712 JH Groningen M 06 233 96 475

Lid van TEKSTNET, branchevereniging van tekstschrijvers