Wout Sorgdrager Communicatie


Voorbereiden met ODAT

Om te weten of je notulen goed zijn, moet je dus weten wat het doel is van de bespreking. En dat verschilt per agendapunt. Ga dat niet zelf verzinnen! Vraag het aan de voorzitter. Vraag of zij samen met jou per agendapunt even een ODAT'je maakt. ODAT staat voor
- Onderwerp
- Doel
- Aanpak
- Tijdsduur
Als je het eenmaal in de vingers hebt, maak je een ODAT'je in 1 of 2 minuten. En duurt het langer? Dat is er iets mis. Misschien moeten jij en de voorzitter dan nog eens goed nadenken of je dit agendapunt al aan de orde kunt stellen.

Onderwerp: formuleer het onderwerp zo exact mogelijk
Bij Onderwerp vult de voorzitter in waar het agendapunt over gaat. Dat luistert nauw. Stel, het onderwerp is 'Begroting 2010'. Dan ligt het veld wel wagenwijd open. Deelnemers kunnen beginnen over hun beleidsplan voor 2010 - 2012. Ze kunnen de klantgerichtheid van het baliepersoneel aan de orde stellen omdat daar een training voor moet komen. Ze kunnen de keuze van een nieuwe accountant aan de orde willen stellen.

Formuleer het onderwerp dus zo exact mogelijk. Schrijf niet 'Scholing' maar 'Training Klantgerichtheid baliemedewerkers afdeling Verkoop'.

Doel: formuleer je doel kort en duidelijk
Bij het kopje Doel geeft de voorzitter aan wat het doel is van de bespreking. Wil ze een besluit nemen? Wil ze even horen hoe iedereen erover denkt? Of wil ze gewoon iets vertellen? Onder Doel schrijf je dus 'Informeren deelnemers' of 'Opiniërend' of 'Besluit'. Maar er zijn ongetwijfeld meer mogelijkheden. Een moeilijk doel (maar veel voorkomend) is meningsvorming én besluitvorming. Realiseer je dat dit dus eigenlijk twee agendapunten zijn. behandel het in je notulen ook zo. Beschrijf eerst de meningen en dan het besluit. Je leest daar ook wat meer over bij 'Registreren'.

Aanpak: hoe ga je het agendapunt bespreken?
Klassieke vergaderingen hebben een klassieke aanpak. Iemand begint gewoon te praten. Hij is halverwege z'n betoog als hij in de rede wordt gevallen door iemand anders die een heel ander aspect belicht. En die spreker kan z'n verhaal ook niet afmaken. Want iemand anders valt hem in de rede. Hij wil z'n verhaal ook kwijt.
Je hebt het waarschijnlijk vaak zelf meegemaakt: mensen reageren nu eenmaal maar zelden écht op elkaars ideeën. Ze roepen gewoon om het hardst wat ze zelf vinden. Als notulist heb je het dan zwaar. Want wat schrijf je wel op en wat niet?
Daarom is het erg handig als de voorzitter vooraf in het ODAT 'je de aanpak vastlegt. Dat kan bijvoorbeeld een presentatie zijn gevolgd door een korte eerste reactie. Als notulist weet je dat je de presentatie goed moet vastleggen (of, handiger, vooraf al even opvraagt bij de spreker) en dat je daarna per deelnemer de reactie moet vastleggen. Een andere aanpak kan zijn: 'Rondje meningen gevolgd door discussie' of 'Stemming'.

Tijdsduur
Voor de notulist is dit in zekere zin niet zo belangrijk. Maar het kan wel helpen. Als deelnemers weten dat er maar 10 minuten beschikbaar is, zullen ze in principe geen ellenlange betogen afsteken.

Lees verder

Terug


Wout Sorgdrager Communicatie Martinikerkhof 24 9712 JH Groningen M 06 233 96 475

Lid van TEKSTNET, branchevereniging van tekstschrijvers