Een goede e-mail is met zorg geschreven. Spreek je lezer al in de openingszin aan. Zorg voor een persoonlijke afsluiting. Mensen zijn nu eenmaal gek op aandacht!
Een e-mail is goed als hij doet wat hij moet doen: bijvoorbeeld informatie overdragen, het liefst een beetje vlot. Maar een e-mail kan méér. Dat staat of valt met áándacht.
Een e-mail is persoonlijke communicatie. Als je zo’n e-mail de aandacht geeft die persoonlijke communicatie verdient, schrijf je voortaan geen goede e-mail maar een geweldige e-mail. Een e-mail die méér doet dat wat hij moet doen. Een e-mail die de relatie met de ander verstevigt of zelfs verbetert. Immers: een e-mail kan zomaar een klein brokje persoonlijke aandacht zijn. En als mensen ergens gek op zijn dan is het aandacht! Daarmee wordt iedere e-mail een kans voor open doel.
Aandacht
Waar zit het ‘m dan in? In één groot ding en heel veel kleine dingen. Dat grote ding is de structuur. Een geweldige mail heeft een duidelijke structuur die je lezer onmiddellijk kan zien. Daar kom ik later nog wel eens op terug. Maar die kleine dingen zijn minstens zo belangrijk. Ze zijn samen te vatten tot dat ene woord: aandacht. Een paar voorbeelden:
- Een vriendelijke opening: ‘Hartelijk dank voor je mail. Natuurlijk kun je morgen …’
- Een prettige afsluiting: ‘Graag tot ziens.’ of: ‘Nog een fijne dag.’
- Een correcte aanhef: ‘Beste Carlijn’ (en dus niet ‘Carolien’ zoals ik onlangs iemand aan een Carlijn zag schrijven).
- ‘mevrouw’ of ‘meneer’ in plaats van ‘mw’ of ‘hr’
- Foutloosheid
- Spreek je lezer aan, het liefst al in de eerste zin. Dus niet: ‘ik stuur u’ maar: ‘u ontvangt hierbij’. Zo maak je van je e-mail geen i-mail maar een u-mail.
Ach ja. ‘A little love and affection in everything you do will make the world a better place’. Neil Young zong het al.
