Notuleer doelgericht
Bij het schrijven van de notulen houd je rekening met het doel van het agendapunt. Als het gaat om het uitwisselen van informatie noem je per deelnemer of per project de stand van zaken. Als het gaat om het nemen van een besluit, noem je het besluit en geef je de redenen. Het soort notulen dat je maakt is dus helemaal afhankelijk van het doel van het agendapunt.
Voorbereiden met ODAT
Om te weten of je notulen goed zijn, moet je dus weten wat het doel is van de bespreking. En dat verschilt per agendapunt. Ga dat niet zelf verzinnen! Vraag het de voorzitter. Vraag of zij samen met jou per agendapunt even een ODAT’je maakt. ODAT staat voor Onderwerp, Doel, Aanpak en Tijd.
Onderwerp: Formuleer het onderwerp zo exact mogelijk. Schrijf niet ‘Scholing’ maar ‘Training Klantgerichtheid baliemedewerkers afdeling Verkoop’.
Doel: formuleer het doel van de bespreking kort en duidelijk. Denk aan ‘informeren deelnemers’ of ‘verkennen meningen’ of ‘ besluitvorming’.
Aanpak: bijvoorbeeld: ‘Rondje meningen gevolgd door discussie’ of ‘Stemming’.
Tijdsduur: een indicatie van het aantal minuten dat is uitgetrokken voor het agendapunt.
Registreren
Onder registeren verstaan we hier: vastleggen, aantekeningen maken. Registreer niet alles. Schrijf voor al veel niet op. Luister, vat dan samen. Je criterium is voortdurend: Wat is het onderwerp dat op de agenda staat? en Wat is het doel van de bespreking? Maar hoe leg je dat nu handig vast?
Assertiviteit voor notulisten
Wie notuleert heeft geen tijd om thee in te schenken. Als het even over koetjes en kalfjes gaat heb je juist even tijd om je aantekeningen te verduidelijken of vast iets leesbaarder te maken. Of om even rust te nemen!
Vraag om duidelijkheid
Het komt geregeld voor dat het je te snel gaat. Dat is jammer maar niet anders. Soms moet je dan maar even om een schrijfpauze vragen. Maar je kunt ook op je geheugen vertrouwen en echt met twee woorden volstaan. Maar er zijn ook momenten dat je het gewoon niet meer snapt. In die gevallen kun je maar het best om verduidelijking vragen. De aanwezigen hebben niets aan notulen van een notulist die er niets van begreep: ‘Voorzitter, kunt u dit misschien nog even samenvatten?’
Laat de kopjes en koffiekannen nog even staan. Ga niet direct redderen.
Je plek
De plek die je kiest is belangrijk. Het is prettig om naast de voorzitter te zitten omdat je dan tussentijds even kunt overleggen. Zo kun je de voorzitter even vragen of het betoog dat een van de deelnemers zojuist begint, ook in het verslag moet.
Jouw 10 minuten
Probeer ook na afloop van de vergadering nog even rust te hebben. Laat de kopjes en koffiekannen nog even staan. Ga niet direct redderen. Neem 10 minuten om je aantekeningen na te lopen. Is het duidelijk geschreven? Zijn er dingen die je nog aan de voorzitter moet vragen of aan een andere deelnemer? Kun je hiermee aan het werk?
Gebruik samenvattende termen
Schrijf bijvoorbeeld: ‘In het gesprek uiten de deelnemers hun voorkeur voor de kleur van het servies. De vergadering besluit een commissie in te stellen voor de inrichting.’
Andere termen die een samenvatting geven zijn:
– Samenvattend
– In het gesprek komt o.a. het volgende naar voren
– De volgende opties worden besproken:
Een extra voordeel van dit soort termen is dat je lezers dan niet verwachten dat alles wat gezegd is, er ook staat.
Meer tips?
Ik help beginnende én ervaren notulisten graag door middel van een-op-een-coaching. Of met een training op maat.