NOTULEREN IS TOPSPORT. Je moet een samenhangend verhaal maken op basis van een bijeenkomst waar deelnemers door elkaar heen praten en niet op elkaar reageren maar gewoon hun eigen verhaal afsteken. En ondertussen moet je ook de thee inschenken. Logisch dat veel notulisten als een berg opzien tegen de volgende vergadering. In mijn trainingen over notuleren leren deelnemers hoe het anders kan. Beter. Makkelijker. Bekijk hier vast wat handige tips.
Bij het schrijven van de notulen houd je rekening met het doel van het agendapunt. Als het gaat om het uitwisselen van informatie noem je per deelnemer of per project de stand van zaken. Als het gaat om het nemen van een besluit, noem je het besluit en geef je de redenen. Het soort notulen dat je maakt is dus helemaal afhankelijk van het doel van het agendapunt.
Om te weten of je notulen goed zijn, moet je dus weten wat het doel is van de bespreking. En dat verschilt per agendapunt. Ga dat niet zelf verzinnen! Vraag het de voorzitter. Vraag of zij samen met jou per agendapunt even een ODAT’je maakt. ODAT staat voor Onderwerp, Doel, Aanpak en Tijd.
Onderwerp: Formuleer het onderwerp zo exact mogelijk. Schrijf niet ‘Scholing’ maar ‘Training Klantgerichtheid baliemedewerkers afdeling Verkoop’.
Doel: formuleer het doel van de bespreking kort en duidelijk. Denk aan ‘informeren deelnemers’ of ‘verkennen meningen’ of ‘ besluitvorming’.
Aanpak: bijvoorbeeld: ‘Rondje meningen gevolgd door discussie’ of ‘Stemming’.
Tijdsduur: een indicatie van het aantal minuten dat is uitgetrokken voor het agendapunt.
Onder registeren verstaan we hier: vastleggen, aantekeningen maken. Registreer niet alles. Schrijf voor al veel niet op. Luister, vat dan samen. Je criterium is voortdurend: Wat is het onderwerp dat op de agenda staat? en Wat is het doel van de bespreking? Maar hoe leg je dat nu handig vast?
Wie notuleert heeft geen tijd om thee in te schenken. Als het even over koetjes en kalfjes gaat heb je juist even tijd om je aantekeningen te verduidelijken of vast iets leesbaarder te maken. Of om even rust te nemen!
Het komt geregeld voor dat het je te snel gaat. Dat is jammer maar niet anders. Soms moet je dan maar even om een schrijfpauze vragen. Maar je kunt ook op je geheugen vertrouwen en echt met twee woorden volstaan. Maar er zijn ook momenten dat je het gewoon niet meer snapt. In die gevallen kun je maar het best om verduidelijking vragen. De aanwezigen hebben niets aan notulen van een notulist die er niets van begreep: ‘Voorzitter, kunt u dit misschien nog even samenvatten?’
Laat de kopjes en koffiekannen nog even staan. Ga niet direct redderen.
De plek die je kiest is belangrijk. Het is prettig om naast de voorzitter te zitten omdat je dan tussentijds even kunt overleggen. Zo kun je de voorzitter even vragen of het betoog dat een van de deelnemers zojuist begint, ook in het verslag moet.
Probeer ook na afloop van de vergadering nog even rust te hebben. Laat de kopjes en koffiekannen nog even staan. Ga niet direct redderen. Neem 10 minuten om je aantekeningen na te lopen. Is het duidelijk geschreven? Zijn er dingen die je nog aan de voorzitter moet vragen of aan een andere deelnemer? Kun je hiermee aan het werk?
Schrijf bijvoorbeeld: ‘In het gesprek uiten de deelnemers hun voorkeur voor de kleur van het servies. De vergadering besluit een commissie in te stellen voor de inrichting.’
Andere termen die een samenvatting geven zijn:
– Samenvattend
– In het gesprek komt o.a. het volgende naar voren
– De volgende opties worden besproken:
Een extra voordeel van dit soort termen is dat je lezers dan niet verwachten dat alles wat gezegd is, er ook staat.
Meer tips?
Ik help beginnende én ervaren notulisten graag door middel van een-op-een-coaching. Of met een training op maat.
Ik vertel graag wat over de mogelijkheden.
