E-mail is de meest gebruikte vorm van zakelijke correspondentie. Echte zakelijke brieven schrijven we niet zoveel meer. We mailen nu eenmaal liever. Dat is sneller en efficiënter. Maar in ons streven naar efficiency is het soms net alsof we alle regels over communicatie vergeten. Ik verzorg veel trainingen over zakelijke schriftelijke communicatie. Lees hier wat tips die mijn cursisten krijgen.
Het onderwerp-veld in je e-mail is belangrijk. Je lezer checkt hier of hij verder met je wil. Vermeld dus het onderwerp zo concreet mogelijk en zo positief mogelijk. Een voorbeeld: ‘Uw medewerking aan bereikbaarheidsonderzoek’ is geen slecht onderwerp. Maar ‘uw medewerking aan betere bereikbaarheid van ons ziekenhuis’ is beter.
Verder vermijd je in het onderwerpveld foute woorden. Dat zijn woorden die een spamfilter eruit pikt. Seks is zo’n woord. Maar bijvoorbeeld ‘offerte’ vaak ook. En ‘Hoe Levi agrarisch medewerker werd’ pikt het spamfilter er ook uit.
De eerste wet van Wout luidt: Wat geldt voor mondelinge communicatie, geldt ook voor schriftelijke communicatie. De wet is nooit weersproken en tot die tijd klopt hij dus. In mondelinge communicatie met iemand die je niet kent, geef je je partner eerst een hand. Je valt niet met de deur in huis. Je stelt je even voor. Je vertelt wat je komt doen en waar je het over wilt hebben. Zo open je een goede e-mail dus ook.
In de aanhef van je mail ben je daarom beleefd. We beschouwen de e-mail soms als een soort kattenbelletje. Daardoor zijn we geneigd wat amicaal te worden. ‘Beste Jan’ is een goede aanhef als je Jan inderdaad kent en je hem tutoyeert. Maar anders gebruik je gewoon ‘Geachte heer Pieterse’. En als je een mail stuurt naar meer mensen kun je op safe spelen door te schrijven ‘Geachte heer of mevrouw’ of door de geadresseerde te omschrijven: ‘Beste Lada-vrienden’ of ‘Geachte natuurliefhebber’.
De opening van je e-mail is belangrijk. Hier bekijkt de lezer wat je komt doen. Zorg er dus voor dat je lezer in een oogopslag ziet waarom je mailt, waar je mail over gaat, wat je boodschap is en wat je van je lezer vraagt. Een voorbeeld:
Geachte heer De Vries, U heeft mij laten weten dat u bereid bent om mee te werken aan een interview. In deze mail leest u waar het interview precies over gaat en wat ik van u wil weten.
Je ziet misschien ook dat in deze opening de lezer direct wordt aangesproken. Daardoor maak je direct contact.
“Zorg er dus voor dat je lezer in een oogopslag ziet waarom je mailt, waar je mail over gaat, wat je boodschap is en wat je van je lezer vraagt.”
Een gemiddelde zakelijke lezer ontvangt al gauw zo’n 30 mails per dag. Ga er gemakshalve maar vanuit dat die gemiddelde lezer jouw mail niet bijzonder goed leest. In een fractie van een seconde scant hij je mail. Moet ik hier wat mee? Heb ik hier wat aan? Daarom is het erg belangrijk dat juist die vragen in die ene oogopslag beantwoord worden. Maak je mail dus scanbaar. Hoe doe je dat?
Allereerst door tussenkopjes te gebruiken. Tussenkopjes in een mail? Ja, waarom niet? Tussenkopjes beantwoorden helemaal aan die eis van scanbaarheid. Zorg er wel voor dat je ze goed formuleert. Maak ze niet leuk of interessant of raadselachtig. Zorg voor duidelijkheid.
In de tweede plaats creëer je scanbaarheid met opsommingen. Beperk je wel. Twee opsommingen in een mail is al best veel. En meer dan 5 bullets is niet meer overzichtelijk.
Gebruik verder in je e-mail veel signaalwoorden. Dat zijn woorden die het verband tussen zinnen en mededelingen beklemtonen. Denk aan ‘ten eerste’ en ‘ten tweede’. Maar ook aan: dus, daarom, bijvoorbeeld en namelijk.
In de afsluiting van je e-mail hanteer je de gewone beleefdheidregels. Ook hier geldt dus: maak het niet te amicaal. Spoor je lezer aan tot actie. Bedank je lezer voor de genomen moeite of voor de getoonde aandacht. En groet gewoon met hartelijke groeten of met vriendelijke groeten.
Ten slotte. Bedenk voor je op ‘verzend’ klikt dat je lezer hooguit de helft van je tekst leest. Je weet alleen niet welke helft.
Ik praat graag een keer verder om de mogelijkheden te bespreken.
