In mijn training ‘Betere rapporten’ leg ik uit dat schrijven eigenlijk 3 fases kent. Informatie verzamelen, informatie ordenen en informatie overdragen.

Wat is de kern van je rapport?

Veel schrijvers – ook uw trainer – gaan schrijven zonder dat ze alle informatie hebben. En zonder dat ze een conclusie hebben. Dat is niet erg. Schrijven is namelijk allereerst denken. Al schrijvend orden je je gedachten en vind je een lijn in een complex verhaal. Pas dan kun je je inzichten overdragen op de ander. Dan begint het echte schrijven pas.

Kortom:  je moet  weten wat je boodschap is. Wat wil je de ander vertellen? Om een beknopt rapport te kunnen schrijven moet je in staat zijn om je boodschap in pak ‘m beet 3 of 4 zinnen samen te vatten. Dat lijkt moeilijker dan het is. De meeste rapportschrijvers kunnen hun tekst prima in een paar zinnen samenvatten. Rapporten zijn namelijk vaak een antwoord op een vraag. Bijvoorbeeld: wat moet er gebeuren en waarom? Of: hoe kunnen we ervoor zorgen dat …? De kunst is om die vraag adequaat te formuleren.  En heb je eenmaal die boodschap duidelijk voor jezelf, dan kun je veel beknopter schrijven. Dan kun je namelijk veel beter onderscheid maken tussen wat wel en wat niet relevant is.

Hoe schrijf je dat op?

Heb je eenmaal duidelijk wat je wilt schrijven, dan wil je ook dat mensen het gaan lezen. Daarom besteden we veel aandacht aan de stijl. Korte zinnen.  Actieve werkwoorden. Wat pit in je tekst. Ook aan de structuur besteed ik aandacht. Hoe bouw je een alinea handig op? En hoe maak je je rapport overzichtelijk?

Mijn aanpak

Ik werk uitsluitend op maat. Vaak werk ik als volgt: de opdrachtgever stuurt me van iedere deelnemer 1 of 2 teksten. Op basis daarvan maak ik een programma. In de eerste dag gaan we aan de slag met de structuur van het rapport. We staan stil bij de belangrijkste structuren en maken op basis van een tekst van een deelnemer een nieuwe structuur. Die structuur vullen we globaal in. In de tweede dag leggen we het accent op hoe je het opschrijft.  Je leert van je eigen teksten en die van je collega’s. Je bespreekt samen hoe het beter kan. Deze aanpak kan soms wat confronterend zijn maar zorgt er wel voor dat mijn lessen blijven hangen.

‘Waarom schrijf je dat niet op?

De ambtenaren bij de afdeling Wmo schrijven veel rapporten. Die rapporten werden steeds dikker en steeds moeilijker. En toch bleven ze onvolledig. Logisch, die rapporten gaan over mensen in precaire situaties. We behandelden een moeilijke, lange tekst. Met daarin onder ander een lange passage over de voorgeschiedenis van de cliënt. Ik vroeg de schrijver: ‘Wat wil je nu eigenlijk zeggen met dit hele verhaal?’ In 3 heldere zinnen zette hij dat uiteen. Ik vroeg: ‘Waarom schrijf je dat niet op?’ Dat was de les. Schrijf gerust 5 pagina’s vol maar stel je daarna de vraag: ‘Wat wil ik hiermee zeggen?’

Wout Sorgdrager Communicatie

Wout Sorgdrager leert professionals beter te schrijven zodat ze effectiever communiceren.

Ik praat graag een keer verder om de mogelijkheden te bespreken.

Contact