Een goede e-mail

Een e-mail is een geweldige kans om je relatie met je lezer te verbeteren. Het geheim zit ‘m in aandacht.

Aandacht doet wonderen

In mijn training over de perfecte e-mail leer ik deelnemers hoe zij hun lezer kunnen verwennen. Die aai over de bol, dat beetje aandacht waar mensen zo gek op zijn. We staan daarom uitgebreid stil bij die lezer. Wie is dat? Wat weet je van hem of van haar? En hoe gebruik je die kennis om je mail wat persoonlijker te maken?

En dan gaan we schrijven. Ik besteed veel aandacht aan een goede opening. Dat is een opening waarvan je lezer denkt: ‘Hé, ze heeft het tegen mij!’ En die je lezer onmiddellijk duidelijk maakt waar je mail over gaat en waarom hij of zij  je mail zou moeten lezen. Deelnemers zijn verrast wat een enorm verschil een goede opening maakt.

Mag dat dan, een tussenkopje in je mail?

Nog een ogenopener is mijn pleidooi voor meer structuur in je mail. Tussenkopjes bijvoorbeeld. ‘Mag dat dan, een tussenkopje in een e-mail?’ Ja, verzeker ik ze, dat mag. Sterker. Het moet als je mail langer is dan 10 regels. We lezen onze mails namelijk niet meer. We scannenze. En tussenkopjes zijn dan erg behulpzaam.

Hoe schrijf je dat op?

Natuurlijk besteden we ook aandacht aan de stijl. Korte zinnen.  Actieve werkwoorden. Positieve zinnen. En een hartelijke afsluiting.

Mijn aanpak

Ik werk uitsluitend op maat. Vaak werk ik als volgt: de opdrachtgever stuurt me van iedere deelnemer 1 of 2 teksten. Op basis daarvan maak ik een programma. Dat bespreken we en pas ik eventueel wat aan.

En daarna maak ik de opdrachten. Je leert van je eigen teksten en die van je collega’s. Je bespreekt samen hoe het beter kan. Vaak plannen we een soort terugkommoment: deelnemers sturen me 4 weken later nog een of twee mails. Ze krijgen dan mijn feedback in een mail of persoonlijk, tijdens een korte terugkombijeenkomst.