IJzersterke notulen

In mijn trainingen ‘Notuleren’ gebruik ik graag de ODAT-aanpak.

ODAT

ODAT staat voor onderwerp, doel, aanpak en tijd. Waar gaat de vergadering over, wat beoog je met de bespreking, hoe pak je dat aan en hoeveel tijd is er beschikbaar. Als je dat weet kun je als notulist voor veel betere notulen zorgen dat als je dat niet weet.Als je weet wat het onderwerp precies is en wat je met de bespreking wilt bereiken, kun je veel gerichter luisteren. Ga maar na. Als je een besluit wilt nemen, zul je als notulist het besluit noteren en eventueel de belangrijkste argumenten. En nog eventueler wie voor en tegen is. Als het gaat om een verkennend gesprek, hoef je  alleen maar wat steekwoorden op te schrijven. Immers: mensen denken dan hardop na. Je doet er wel goed aan om de voorzitter  te vragen om een korte samenvatting. Kan hij of zij dat niet? Dan die je het natuurlijk zelf. Met je steekwoorden. Maar bedenk wel: beperk je tot de hoofdlijn want het wat een verkenning!

De pennen moeten neer. Hondsmoeilijk vinden veel deelnemers dat!

Een oefening die ik graag doe in dit verband is luisteren. Ik lees een vergaderverslag voor (letterlijk) of laat iets nagespeelds horen. Deelnemers mogen alleen maar luisteren. De pennen moeten neer. Hondsmoeilijk vinden veel deelnemers dat! Maar zo leer je wel vertrouwen op je eigen gezonde verstand.

Wat schrijf je op? Hoe schrijf je het op?

Het voorgaande ging over wat je opschrijft. Natuurlijk is het ook belangrijk hoe je het opschrijft. Ik besteed veel aandacht aan bondigheid en duidelijkheid. En dus aan basics als de lijdende vorm en naamwoordconstructies.

Als het even kan plan ik de training zó dat deelnemers een aantal maal een vergadering notuleren die we dan plenair bespreken. Ter voorbereiding van mijn lessen sturen deelnemers bovendien mij een aantal notulen. Zo kan ik me inlezen op de onderwerpen die aan de orde zijn en kan ik oefeningen maken die deelnemers herkennen.